Regulamin powierzenia i przetwarzania danych

Podstawowe informacje dla osób, których dane przetwarzamy i przechowujemy

Dbając o najwyższą jakość świadczonych usług, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”) informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana Danych Osobowych jest Firma Szkoleniowa Awans B.H.P. Bartosz Gutowski z siedizbą w Łodzi pod adresem ul. Ciesielskiej 20/27 NIP: 726-237-67-67

2. Osobą wyznaczoną do kontaktu jest p. Bartosz Gutowski tel. 737-466-886 który/a pełni funkcję Administratora Danych Osobowych.

3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu: a. wykonania usługi zleconej przez Państwa, lub podjęcia działań niezbędnych do zawarcia umowy np. kontakt telefoniczny lub mailowy w celu przesłania oferty, ustalenia terminu wykonania usługi, odwołania lub zmiany terminu wykonania usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

4. Administrator danych nie udostępnia danych do ani ich nie przekazuje do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.

5. Dane osobowe przetwarzane w celu wykonania umowy oraz w celach marketingowych będą przetwarzane do czasu odpowiednio: zgłoszenia żądania do ich usunięcia lub odwołania udzielonej zgody, chyba, że przepisy prawa polskiego stanowią inaczej ( np. dane w fakturach muszą być przechowywane przez odpowiedni okres oznaczony w ustawie, podobnie dane pracowników – okres przechowywania określa kodeks pracy)

6. Dane osobowe podlegają profilowaniu.

7. Osoba, której dane dotyczą ma prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem

8. W przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, osoba której dane dotyczą ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do wykonana usługi : wystawienia zaświadczeń, wypenienia wniosków do Urzędu Dozoru Technicznego, wyznaczenia daty egzaminu państwowego

10. Osoba, której dane dotyczą ma prawo:

  • Prawo do przejrzystego informowania o przetwarzaniu danych osobowych
  • Prawo do informacji, co się dzieje z danymi
  • Prawo do dostępu do danych osobowych
  • Prawo do sprostowania danych osobowych
  • Prawo do bycia zapomnianym
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych
  • Prawo do przenoszenia danych do innego Administratora Danych
  • Prawo do sprzeciwu oraz do niepodleganiu decyzji opartych na zautomatyzowanym przetwarzaniu

Prawa osób których dane są przetwarzane mogą być ograniczone w poszczególnych przypadkach np. konieczność zapewnienia bezpieczeństwa narodowego i publicznego, zapobieganie przestępczości i inne według prawa obowiązującego na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

Regulamin Powierzenia Danych

W związku z realizacją usługi przez Firmę szkoleniową Awans B.H.P. Bartosz Gutowski z siedzibą w Łodzi pod adresem ul. Ciesielskiej 20/27 NIP: 726-237-67-67 zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., Awans B.H.P. przedstawia regulamin powierzenia danych osobowych :

1. Przedmiotem przetwarzania danych będą dane osobowe i dane zwykłe pracowników Zleceniodawcy, a kategoria osób, których dane dotyczą to pracownicy Administratora Danych, czyli podmiotu zlecającego wykonanie usługi.

2. Czas trwania przetwarzania danych strony określają na okres niezbędny do wykonania usługi i zgodny z przepisami prawa polskiego.

3. Dane będą przetwarzane w formie papierowej np. wypełnione wnioski, wydane zaświadczenia, ale także w formie cyfrowej : dane na serwerze, nośniku cyfrowym, w programie typu MS Office. Przetwarzanie danych będzie miało charakter zbierania, utrwalania, przechowywania, opracowywania, zmieniania i udostępniania danych zgodnie z przepisami polskiego prawa i Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych .

4. Dane wymienione w pkt 1 niniejszej umowy są przetwarzane przez Wykonawcę w celu wykonania usługi dla Zleceniodawcy, co ma uzasadnienie w przepisach prawa polskiego lub jest oparte na zgodzie osób, których dane są przetwarzane.

5. Rodzaj przetwarzanych danych Przetwarzane dane to dane osobowe ze zbioru Pracownicy i dane zwykłe, takie jak: a) imiona i nazwiska pracowników b) numer pesel c) numer dowodu osobistego e) adres zamieszkania

6. Administrator Danych, czyli Zleceniodawca ma prawo dokonywania kontroli warunków przetwarzania danych osobowych.

7. Administrator Danych, czyli Zleceniodawca ma obowiązek cyklicznego sprawdzania merytorycznej poprawności powierzanych danych osobowych.

8. Podmiot przetwarzający : “a) przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora – co dotyczy też przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej – chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega podmiot przetwarzający; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania podmiot przetwarzający informuje administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny; b) zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy; c) podejmuje wszelkie środki wymagane na mocy art. 32; d) przestrzega warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, o których mowa w ust. 2 i 4; e) biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III; f) uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36; g) po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem zależnie od decyzji administratora usuwa lub zwraca mu wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych; h) udostępnia administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w niniejszym artykule oraz umożliwia administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich. W związku z obowiązkiem określonym w akapicie pierwszym lit. h) podmiot przetwarzający niezwłocznie informuje administratora, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie niniejszego rozporządzenia lub innych przepisów Unii lub państwa członkowskiego o ochronie danych. ” art. 28 ust 3 pkt a)-h) , Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

9. Wykonawca i Zleceniodawca zobowiązują się do przestrzegania powyższych ustaleń.

Procedury zarządzania danymi osobowymi w firmie

Na podstawie ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fzycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Firma Szkoleniowa Awans BHP Bartosz Gutowski informuje wszystkie podmioty, których dane przetwarza, że stworzyła odpowiednie dokumenty i procedury pozwalające na bezpieczne i zgodne z prawem zarządzanie danymi.

1. Dokumenty stworzone przez Firmę Szkoleniową Awans B.H.P. Bartosz Gutowski :

  • Rejestr czynności i procedur przetwarzania danych osobowych
  • Wykaz powierzeń danych osobowych
  • Ewidencja osób upoważnionych do zarządzania danymi osobowymi w firmie
  • Polityka prywatności na stronie internetowej
  • Polityka i Procedury Zarządzania Danymi Osobowymi
  • Ocena ryzyka przetwarzania danych osobowych w Firmie Szkoleniowej Awans B.H.P. Bartosz Gutowski
  • Ewidencja Incydentów Naruszenia Ochrony Danych Osobowych

Dokumenty są przechowywane na komputerze stacjonarnym w siedzibie firmy i na specjalnie przeznaczonym do tego nośniku danych odpowiednio zabezpieczonym.

2. W jaki sposób i w jakim celu Awans B.H.P. przetwarza dane osobowe?

  • Przetwarzanie plików cookie ze strony internetowej www.awans-bhp.pl w celu zarządzania stroną
  • Zbieranie danych z formularza kontaktowego na stronie w celu odpowiedzi na zapytanie użytkownika
  • Wypełnianie formularzy zapisu w celu zebrania informacji dotyczących terminu wyznaczonego egzaminu, terminów zajęć, maila na który wyślemy materiały dydaktyczne, numeru telefonu niezbędnego do kontaktu w czasie trwania kursu lub wykonywania usługi
  • Zbieranie danych niezbędnych do wypełnienia wniosku Urzędu Dozoru Technicznego przystąpienia do egzaminu państwowego
  • Zbieranie danych niezbędnych do wystawienia faktury
  • Zbieranie danych niezbędnych do sporządzenia odpowiednich umów cywilno-prawnych z frmą lub pracownikiem
  • Zbieranie danych niezbędnych do wystawienia zaświadczenia o przebytym kursie Więcej informacji w dokumencie „ Rejestr czynności i procedur przetwarzania danych osobowych”

3.Na jakiej podstawie Firma Szkoleniowa Awans B.H.P. Bartosz Gutowski przetwarza dane osobowe:

  1. Firma Szkoleniowa Awans B.H.P . Bartosz Gutowski przetwarza dane tylko i wyłącznie na podstawie odpowiednich przepisów prawnych obowiązujących na terenie RP. Wykaz odpowiednich przepisów jest umieszczony w dokumencie „ Rejestr czynności i procedur przetwarzania danych osobowych” .
  2. Podstawą do przetwarzania danych osobowych może być między innymi: • zgoda osoby, której dane są przetwarzane • akceptacja regulaminu z odpowiednim zapisem o możliwości przetwarzania danych osobowych • umowa cywilno – prawna zawierająca odpowiedni zapis o przetwarzaniu danych osobowych • odpowiedni przepis prawny

4.Komu przekazujemy dane osobowe

Dane osobowe przetwarzane w podmiocie Firma Szkoleniowa Awans B.H.P. Bartosz Gutowski są przekazywane na podstawie odpowiednich przepisów prawa RP tylko i wyłącznie za zgodą osoby bądź podmiotu którego dane są przetwarzane. Niektóre z danych, które przetwarzamy są przekazywane między innymi do :

  • Urzędu Dozoru Technicznego – w celu wydania odpowiedniego dokumentu państwowego dla kursanta
  • Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – w celu ubezpieczenia pracowników firmy Awans B.H.P
  • Firmy zajmującej się księgowością – w celu rozliczenia firmy według obowiązujących przepisów prawa
  • Urzędu Skarbowego – w celu rozliczenia firmy według obowiązujących przepisów prawa Więcej informacji znajduje się w dokumencie „ Wykaz powierzeń danych osobowych”

5. Jak dbamy o bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych w Firmie Szkoleniowej Awans B.H.P . Bartosz Gutowski

  • Wszyscy nasi pracownicy, którzy otrzymali upoważnienie do przetwarzania danych osobowych przeszli odpowiednie szkolenie o przetwarzaniu danych osobowych i zostali pouczeni o odpowiednich procedurach obowiązujących w frmie, przepisach prawnych i odpowiedzialności z nimi związanej.
  • Nasz sprzęt na którym przetwarzamy dane osobowe jest chroniony odpowiednio silnymi hasłami, posiadamy ochronę antywirusową, monitorujemy stan techniczny sprzętu i nośników cyfrowych, na których są przechowywane dane osobowe.
  • Dane osobowe są przetwarzane tylko i wyłącznie przez czas niezbędny do wykonania czynności dla których były niezbędne do pobrania, jeśli przepisy polskiego prawa nie mówią inaczej.
  • Wszelkie formularze, legitymacje i spisy danych osobowych, akta osobowe pracowników, faktury w formie papierowej są przechowywane w zamykanej szafie do której dostęp mają tylko i wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych.
  • Każdy incydent naruszenia ochrony danych osobowych jest u nas rejestrowany i w opisanych przez prawo przypadkach zgłaszany do odpowiednich organów.

6. Jakie prawa posiada osoba, której danymi zarządzamy

  • Prawo do przejrzystego informowania o przetwarzaniu danych osobowych
  • Prawo do informacji, co się dzieje z danymi
  • Prawo do dostępu do danych osobowych
  • Prawo do sprostowania danych osobowych
  • Prawo do bycia zapomnianym
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych
  • Prawo do przenoszenia danych do innego Administratora Danych
  • Prawo do sprzeciwu oraz do niepodleganiu decyzji opartych na zautomatyzowanym przetwarzaniu
  • Prawa osób których dane są przetwarzane mogą być ograniczone w poszczególnych przypadkach np. konieczność zapewnienia bezpieczeństwa narodowego i publicznego, zapobieganie przestępczości i inne według prawa obowiązującego na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

7. Każdy przypadek naruszenia ochrony przetwarzania danych osobowych powinien być zgłoszony do administratora danych osobowych Firmy Szkoleniowej Awans B.H.P. Bartosza Gutowskiego.